Security Awareness Toolbox Onboarding: So begleiten wir unsere Kunden beim Start

Warum wir Onboarding so ernst nehmen

Bevor wir in den konkreten Ablauf einsteigen, eine wichtige Erkenntnis aus unserer Praxis: Die beste Security Awareness-Lösung nützt nichts, wenn sie nach dem Kauf im digitalen Regal verstaubt.

Wir haben in den letzten Jahren immer wieder gesehen:

• Unternehmen kaufen Security-Awareness-Lösungen mit bester Absicht
• Die Verantwortlichen sind anfangs motiviert
• Aber dann fehlt der konkrete Startpunkt
• Die Frage „Wo fange ich an?“ wird nicht beantwortet
• Das Tool wird nicht genutzt, die Mitarbeiter nicht geschult
• Nach einem Jahr kommt die Erkenntnis: „Das war rausgeworfenes Geld“

Das möchten wir verhindern.

Deshalb ist bei uns ein strukturiertes, persönliches Onboarding nicht optional – sondern im Lizenzpreis enthalten. Wir möchten, dass Sie die SAT nicht nur kaufen, sondern auch erfolgreich einsetzen.

Was passiert unmittelbar nach dem Kauf?

Schritt 1: Sofortiger Zugang (2 Minuten)

Direkt nach Abschluss Ihrer Bestellung erhalten Sie per E-Mail:

• Ihre persönlichen Zugangsdaten zum Download-Bereich
• Den Link zum passwortgeschützten Bereich
• Eine Bestätigung Ihres Lizenzumfangs

Das Wichtigste: Sie können sofort auf alle Inhalte zugreifen. Kein Warten, keine Freischaltung durch uns nötig. Der Download-Bereich ist sofort verfügbar.

Schritt 2: Terminvereinbarung für das Onboarding

Parallel zur Zugangsdaten-E-Mail erhalten Sie eine Einladung für unser persönliches Online Onboarding. Das funktioniert so:

• Dauer: 30-45 Minuten
• Format: Online-Meeting (Microsoft Teams, Zoom oder anderes Tool nach Ihrer Präferenz)
• Zeitpunkt: Nach Ihrer Verfügbarkeit – auch kurzfristig möglich (oft schon am nächsten Tag)
• Teilnehmer: Sie + die Person(en), die bei Ihnen für Security Awareness zuständig sind

Wichtig: Das Onboarding ist optional, aber wir empfehlen es dringend. Die meisten Kunden sagen uns im Nachhinein: „Das war die wertvollste halbe Stunde beim Start.“

Was passiert im Online Onboarding?

Jetzt wird es konkret. Was machen wir in diesen 30-45 Minuten?

Teil 1: Orientierung im Download-Bereich (10 Minuten)

Wir gehen gemeinsam durch die Struktur:

Monatliche Schulungsthemen:

• Wo finden Sie die 12 monatlichen Themen?
• Wie sind sie aufgebaut? (Video-Tutorials, Schulungsskripte, Test)
• Welche Formate gibt es? (MP4, PDF)

Phishing-Simulationen:

• Zugriff auf die Phishing-Mail-Beispiele
• Wie nutzen Sie diese konkret?
• Tipps für realistische Durchführung (Weitergabe, Phishing Simulation)

Informationsdienst Datenschutz & Datensicherheit:

• Monatliche Updates zu aktuellen Bedrohungen
• Wie binden Sie diese in Ihre Kommunikation ein?

Checklisten & Vorlagen:

• Dokumentationsvorlage für Schulungsnachweise
• Checklisten für verschiedene Themen
• Der 12-Monats-Schulungsplan

Guided Tours:

• In allen Bereichen sind Video-Tutorials hinterlegt
• Perfekte Hilfestellung, falls zu einem späteren Zeitpunkt Fragen auftauchen

Teil 2: Praktische Implementierung (15-20 Minuten)

Hier wird es individuell. Wir klären gemeinsam:

Speichern der Inhalte:

• Wo bei Ihnen die Inhalte gespeichert werden (SharePoint, Netzlaufwerk, Intranet)
• Welche Ordnerstruktur sinnvoll ist
• Wie Sie Zugriffe regeln

Verteilen der Schulungen:

• Über welchen Kanal erreichen Sie Ihre Mitarbeiter am besten?
  • E-Mail-Newsletter?
  • Teams/Slack-Kanal?
  • Intranet-Ankündigung?
  • Persönliche Präsentation?
• Wie oft kommunizieren Sie? (Empfehlung: monatlich)

Verantwortlichkeiten:

• Wer ist bei Ihnen zuständig?
• Gibt es einen „Security Awareness Beauftragten“?
• Wie viel Zeit muss diese Person einplanen?

Erste Schritte:

• Mit welchem Thema starten Sie?
• Wann planen Sie die erste Schulung?
• Wie kündigen Sie das Programm intern an (Kickoff)?

Teil 3: Ihre Fragen (10-15 Minuten)

Der wichtigste Teil: Wir beantworten Ihre konkreten Fragen.

Typische Fragen aus unseren Onboardings:

„Kann ich die Inhalte an unser Corporate Design anpassen?“ → Ja, die meisten Inhalte sind editierbar. Logos, Farben, Schriften – alles anpassbar.

„Muss ich die Schulungen selbst halten?“ → Nein. Die Inhalte sind für das Selbststudium aufbereitet (E-Learning), die Mitarbeiter können Schulungszeit und -rhythmus selbst festlegen. Sie können aber auch als Grundlage für Präsenzschulungen verwendet werden.

„Was, wenn ich ein Thema überspringen möchte?“ → Kein Problem. Der 12-Monats-Plan ist eine Empfehlung, keine Pflicht. Sie entscheiden, welche Themen wann relevant sind.

„Wie dokumentiere ich, dass Mitarbeiter geschult wurden?“ → Dafür gibt es am Ende eines jeden Schulungstests eine Teilnahmebestätigung, die vom Beschäftigten unterschrieben werden muss. Für die Dokumentation auf Abteilungs-/Unternehmensebene gibt es eine Vorlage im Download-Bereich.

„Kann ich einzelne Abteilungen unterschiedlich schulen?“ → Ja, absolut. Einige Inhalte würden speziell für die Personalabteilung oder die Buchhaltung konzipiert, andere wenden sich speziell an den Vertrieb oder den Kundendienst.

Nach dem Onboarding: Sie sind startklar

Nach diesen 30-45 Minuten ist alles klar:

• Sie kennen sich im Download-Bereich aus
• Sie wissen, wie Sie die Inhalte in Ihrem Unternehmen verteilen
• Sie haben einen konkreten Plan für die nächsten Wochen
• Alle Fragen sind beantwortet

Was Sie NICHT tun müssen:

• Software installieren oder konfigurieren
• Inhalte umschreiben oder anpassen (außer Sie wollen es)
• Schulungen selbst erstellen
• Phishing-Mails selbst formulieren
• Sich in komplizierte Tools einarbeiten

Was Sie tun müssen:

• Monatlich 5 Minuten: Content herunterladen
• Monatlich 5-10 Minuten: An Mitarbeiter verteilen
• Fertig.

Typische Abläufe nach dem Onboarding

Jedes Unternehmen ist anders. Hier drei Beispiele, wie unsere Kunden die Security Awareness Toolbox in der Praxis einsetzen:

Beispiel 1: Steuerberatungskanzlei (45 Mitarbeiter)

Verantwortlich: Büroleiterin
Verteilkanal: Monatlicher Newsletter (wird sowieso verschickt)
Ablauf:

• Jeden ersten Montag im Monat: 10 Minuten für Security Awareness Toolbox-Content
• Download der Schulung des Monats
• Einfügen in den bestehenden Newsletter unter „Security-Tipp des Monats“
• Versand an alle Mitarbeiter
• Keine separate Schulungssession nötig

Zeitaufwand: 10 Minuten/Monat

Beispiel 2: IT-Dienstleister (120 Mitarbeiter)

Verantwortlich: IT-Sicherheitsbeauftragter
Verteilkanal: Kombination aus Teams + Präsenzschulung
Ablauf:

• Monatliches 15-Minuten-Webinar für alle Mitarbeiter (freiwillig)
• Security Awareness Toolbox-Video-Tutorial als Grundlage
• Zusätzlich: Monatliche Phishing-Simulation per E-Mail
• Dokumentation über internes Ticketsystem

Zeitaufwand: 2 Stunden/Monat (inkl. Webinar-Durchführung)

Beispiel 3: Produktionsunternehmen (85 Mitarbeiter)

Verantwortlich: HR-Leitung
Verteilkanal: Quartalsmeetings + Aushang
Ablauf:

• Alle 3 Monate: 30-Minuten-Präsenzschulung
• 3 Security Awareness Toolbox-Themen kombiniert zu einer Session
• Schulungstest als Abschluss mit Teilnahmebestätigung
• Ablage der Bestätigungen in der Personalakte der Beschäftigten
• Zentrale Dokumentation über Excel-Vorlage aus Security Awareness Toolbox

Zeitaufwand: 1 Stunde pro Quartal Vorbereitung + 30 Minuten Durchführung

Die häufigsten Erkenntnisse unserer Kunden

Nach den ersten 3 Monaten mit der Security Awareness Toolbox hören wir von unseren Kunden unter anderem:

„Ich hätte nicht gedacht, dass es so einfach ist.“ → Das ist unser Ziel. Security Awareness muss nicht komplex sein.

„Die Mitarbeiter fragen jetzt von sich aus nach, wann die nächste Schulung kommt.“ → Gutes Zeichen! Das Thema ist im Bewusstsein angekommen.

„Wir haben zum ersten Mal eine Phishing-Mail erkannt, bevor Schaden entstanden ist.“ → Genau dafür machen wir das.

„Ich wünschte, wir hätten das vor 2 Jahren schon gemacht.“ → Besser spät als nie. Aber ja, früher wäre besser gewesen.

Support auch nach dem Onboarding

Unsere Begleitung endet nicht nach dem Onboarding. Sie können uns jederzeit kontaktieren:

Typische Fragen später im Jahr:

• „Welches Thema passt gut zur aktuellen Bedrohungslage?“
• „Können wir eine individuelle Phishing-Mail für unsere Branche bekommen?“
• „Wie motiviere ich Mitarbeiter, die keine Lust auf Schulungen haben?“

Unsere Antwortzeit: In der Regel innerhalb von 24 Stunden

Zusätzlich:

• Regelmäßige Updates zu neuen Bedrohungen
• Anpassungen der Inhalte bei rechtlichen Änderungen (z.B. NIS2-Richtlinie)
• Zugang zu unserem Newsletter mit Praxistipps

Häufige Fragen zum Onboarding

Fazit: Von der Lizenz zur gelebten Security Awareness

Die Security Awareness Toolbox zu kaufen ist der erste Schritt. Sie erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu etablieren, ist der zweite – und wichtigere – Schritt.

Genau dabei unterstützen wir Sie mit unserem strukturierten Onboarding:

• Persönliche Begleitung statt „Hier sind die Dateien, viel Erfolg“
• Individuelle Antworten auf Ihre spezifischen Fragen
• Praktische Umsetzung statt theoretischer Anleitungen
• Langfristiger Support auch nach dem Start

Unser Ziel: Sie sollen nach 30-45 Minuten genau wissen, wie Sie die SAT in Ihrem Unternehmen einsetzen – und sich sicher fühlen beim Start.

Bereit für erfolgreiche Security Awareness?

Wenn Sie mehr über unseren Onboarding-Prozess erfahren möchten oder Fragen zur Security Awareness Toolbox haben:

→ Alle Details zum Onboarding-Prozess

→ Security Awareness Toolbox kennenlernen

Wir begleiten Sie vom ersten Tag an – persönlich, strukturiert und erfolgreich.