Liebe Security Awareness-Interessenten,
ChatGPT, Copilot und Co. sind im Arbeitsalltag angekommen – oft ohne dass klare Regeln dafür bestehen. Mitarbeiter nutzen KI-Tools, um E-Mails zu formulieren, Dokumente zusammenzufassen oder Recherchen zu beschleunigen. Was dabei häufig fehlt: ein Bewusstsein dafür, welche Daten in solche Systeme eingegeben werden dürfen – und welche nicht.
Genau darum geht es in dieser Ausgabe der Security Awareness Insights.
Viel Spaß beim Lesen wünscht
Werner Grohmann
Warum das Thema jetzt relevant ist
Kaum ein Unternehmen hat noch keine Berührung mit generativer KI. Mitarbeiter probieren Tools privat aus und übertragen die Gewohnheit in den Arbeitsalltag. Ohne Richtlinie entscheidet dann jeder Einzelne selbst, was er in ein KI-Tool eingibt – auch Kunden- oder Mandantendaten.
Mit dem EU AI-Act gibt es inzwischen einen rechtlichen Rahmen für den Einsatz von KI-Systemen. Für die meisten KMU ändert das zunächst wenig an der täglichen Praxis – die eigentliche Aufgabe bleibt, den Mitarbeitern einen sicheren Umgang mit den Tools zu vermitteln, die sie bereits nutzen.
Konkrete Risiken im Arbeitsalltag
- Kunden- oder Mandantendaten werden in öffentliche KI-Tools eingegeben – und verlassen damit die Kontrolle des Unternehmens.
- Vertrauliche Unternehmensinformationen landen in Prompts, etwa bei der Zusammenfassung interner Dokumente.
- KI-generierte Phishing-Mails wirken professioneller und sind schwerer zu erkennen als frühere Varianten.
- Deepfakes – täuschend echte KI-Stimmen oder Videos – werden zunehmend für CEO-Fraud genutzt.
Was Mitarbeiter konkret beachten sollten
- Keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten in öffentliche KI-Tools eingeben.
- Ergebnisse von KI-Tools immer inhaltlich prüfen, bevor sie weiterverwendet werden.
- Bei ungewöhnlichen Anfragen per E-Mail, Sprachnachricht oder Anruf – auch von bekannten Absendern – zusätzlich verifizieren.
- Im Zweifel: Rückfrage bei der Führungskraft oder dem Datenschutzbeauftragten, bevor ein KI-Tool für eine neue Aufgabe genutzt wird.
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Drei Sofort-Regeln für den Umgang mit KI-Tools
- Keine sensiblen Daten eingeben – im Zweifel: weglassen statt riskieren.
- Ergebnisse prüfen statt blind übernehmen.
- Auffälliges melden – auch bei KI-generierten Inhalten gilt: lieber einmal zu oft nachfragen.
Der Security Awareness Quick Check – Neues Update
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